Isännöintiala digitalisoituu kertarysäyksellä – Uusi kotimainen Premis markkinoille

Isännöintiala on murroksen keskellä, kun yhteiskunnassa nopeasti etenevä digitalisaatio yltää perinteisellekin toimialalle. Isännöitsijöiden ammattikunnassa on sama ongelma kuin muissakin vaativissa asiantuntija-ammateissa, miten uutta tietotekniikkaa voi hyödyntää niin, että se vapauttaa aikaa oikealle työlle. 

premis-logo

Kotimainen Premis on isännöintialalle suunniteltu toiminnanohjausjärjestelmä, joka korvaa alalla käytössä olevat useat eri ohjelmistot. Premiksen avulla isännöitsijät pääsevät tehokkaasti yhden järjestelmän avulla hallinnoimaan ja hyödyntämään kaikkea taloyhtiöitä ja kiinteistöjä koskevaa tietoa ja dokumentteja.

– Isännöintialan suurin ongelma on tiedon hajallaan olo monessa eri ohjelmistossa, jolloin tiedon ylläpitoon, keräämiseen ja yhdistämiseen kuluu liikaa aikaa ja resursseja, kertoo Kanava Tietopalveluiden toimitusjohtaja Sakari Kalske.

– Isännöitsijöillä on tällä hetkellä sama ongelma kuin vaikkapa lääkäreillä, he joutuvat syöttämään tietoja moniin eri järjestelmiin, jolloin aikaa ei jää varsinaiselle asiakastyölle, jatkaa Kalske. Premis vapauttaa aikaa sille, mitä isännöitsijä kulloinkin pitää tärkeimpänä.

– Merkittävin uudistus isännöitsijöiden arkityön kannalta Premiksessä on se, että tiedot viedään järjestelmään kerran ja niitä ylläpidetään yhdessä paikassa, mutta niitä hyödynnetään moneen eri tarkoitukseen. Isännöitsijöiden ei siis tarvitse enää etsiä tietoja eri ohjelmistoista ja miettiä ovatko ne ajan tasalla. Kun lain vaatimat tiedot vastikkeiden maksutilanteesta, lainaosuudesta, osakkaan muutostöistä sekä yhtiön korjaussuunnitelmasta ovat järjestelmässä ajan tasalla, saa isännöitsijäntodistuksen yhdellä näppäimen painalluksella.

– Premis tarjoaa samaan tietoon useita eri näkymiä käyttäjäryhmien erilaisten tarpeiden mukaan. Isännöitsijätoimisto voi helposti tarjota hallituksen jäsenille, osakkaille ja asukkaille ”talosivuja” ilman erillistä päivitystyötä. Yhteistyö isännöinnin, taloyhtiön palvelutuottajien ja asukkaiden välillä helpottuu, kun tiedot välittyvät reaaliaikaisesti kaikkien toimijoiden kesken.

Ostolaskuista tehokkaaseen hankintatoimeen

Ostolaskujen käsittely vie yllättävän suuren osan isännöitsijöiden työajasta. Premisin myötä ostolaskujen käsittelystä siirrytään tehokkaaseen hankintatoimeen.

– Jos asunnosta rikkoutuu vaikkapa vesihana, saadaan kaikki laskutusvaiheessa tarvittava tieto vietyä järjestelmään jo työn tilausvaiheessa. Kuten tilattavan tuotteen, mikä yhtiö on kyseessä, kuka työn on tilannut, kuka asennuksen tekee ja mikä on tilauksen hintahaarukka. Kun työ on tehty hintahaarukan puitteissa ja asukas on kuitannut omassa palvelussaan työn suoritetuksi, maksu menee laskutukseen automaattisesti, kertoo Kanava Tietopalveluiden hallituksen puheenjohtaja Jukka Tola.

–Digitalisoinnissa ei ole kyse dokumenttien sähköistämisestä vaan palveluiden automatisoinnista ja prosessien perusteellisesta uudistamisesta. Massatoiminnallisuuksien, kuten hankintatoimen, myyntilaskutuksen, palvelupyyntöjen ohjauksen ja tiedottamisen automatisointi tuovat tehokkuutta, jatkaa Tola.

– Isännöintialan tietojärjestelmät on tehty eri IT-aikakaudella ja siksi ne sisältävät osittain päällekkäisyyksiä ja tiedot ovat useiden eri ohjelmiston takana. Isännöintiala pääsee nyt siirtymään tälle vuosikymmenelle käyttämiensä tietojärjestelmien suhteen.

Uusi järjestelmä mahdollistaa myös esimerkiksi yhtiön hallitukselle putkiremontin budjetin toteutumisen seurannan reaaliaikaisesti.

– Premis tuo siis liike-elämän parhaat käytännöt taloyhtiömaailmaan. Johtavana ajatuksena on toteuttaa ennakoivaa kiinteistön ylläpitoa, mikä antaa isännöitsijöille mahdollisuuden analysoida ja tarjota ajantasaista tietoa omistajille päätöksenteon tueksi, päättää Kalske.

Premisin omistaa Kanava Tietopalvelut, joka on käyttänyt järjestelmää oman verkostonsa kiinteistöjen hallinnointiin noin vuoden ajan. Yhtiöryhmän kiinteistövarallisuus on yli 200 miljoonaa euroa.

Premis-esittely Isännöintipäivillä Turussa 17.9. Kanava Tietopalveluiden osastolla. Messuilla myös Sakari Kalske ja Jukka Tola.

Lisätiedot:
Kanava Tietopalvelut
Sakari Kalske, toimitusjohtaja, 0400 465 044 / sakari.kalske@premis.fi
Jukka Tola, hallituksen puheenjohtaja 040 575 8281/ jukka.tola@premis.fi

www.premis.fi

Kanava Tietopalvelut
Kanava Tietopalvelut tuottaa tehokkaita ja tietoturvallisia ratkaisuja omaisuuden hallintaan ja hallitustyöskentelyyn. Asiakkaina on yli 140 suomalaista pörssi- ja perheyhtiötä sekä julkista toimijaa.